Datenschutz

Datenschutzordnung des Tennisclub Wulferdingsen

Präambel

Der Tennisclub Wulferdingsen e.V. (im Folgenden TCW) verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten, z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins et cetera. Um die Vorgaben der EU- Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, deklariert der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb sowohl automatisiert, als auch in nicht automatisierten Dateisystemen, z.B. in Form von ausgedruckten und niedergeschriebenen Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt, bspw. bei der Weiterleitung und Eintragung von Spielergebnissen der gemeldeten Mannschaften. In all diesen Fällen ist die EU- Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen, die keiner besonderen Kategorie (Artikel 9, DSGVO) entsprechen.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Titel, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Stadt-, Kreis-, oder Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, damit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen können.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in vereinseigenen Veröffentlichungen (Flyer, Broschüren usw.) und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos bei öffentlichen, sowie vom Verein organisierten Veranstaltungen und typischen Vereinstätigkeiten dient der Dokumentation und damit der Außendarstellung des Vereins. Einzelaufnahmen, die keinen Zusammenhang mit der veröffentlichten Veranstaltung bzw. Tätigkeit erkennen lassen, sowie außerhalb der vorgenannten Gelegenheiten gemachten Fotos und Videos werden ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen veröffentlicht.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

Post:

Tennisclub Wulferdingsen e.V. 

1. Vorsitzender Niklas Notzon 

Sundernwiehe 8 

32549 Bad Oeynhausen
Email: info@tennis-club-wulferdingsen.de

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

§ 6 Löschung personenbezogener Daten

Die Löschung personenbezogener Daten, beispielsweise nach Kündigung der Mitgliedschaft oder Tot eines Vereinsmitgliedes, erfolgt im Rahmen gesetzlicher Speicherungspflichten zum Ende des Geschäftsjahres (Kalenderjahr). Kündigungsfristen sind zu beachten, diese finden sich in der Satzung des Vereins. Ausnahmen hiervon bilden gerichtliche Prozesse mit (ehemaligen) Vereinsmitgliedern, Ausstände finanzieller Art (Schulden beim Verein) oder Kündigungen im Rahmen von Änderungskündigungen, wie die Beantragung einer passiven Mitgliedschaft.

§ 7 Kommunikation per E-Mail

Die Einwilligung zur Kommunikation per Mail ist gesondert dokumentiert. Das Dokument kann beim Vorstand schriftlich verlangt oder auf der Homepage des TCW im Bereich Downloads heruntergeladen werden.

§ 8 Verpflichtung zur Vertraulichkeit

Der Vorstand ist zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 9 Datenschutzbeauftragte/r

Ein Verein benötigt dann einen Datenschutzbeauftragten, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.
(Zweites Datenschutz-Anpassungs-und Umsetzungsgesetz EU, 25.11.2019 veröffentlicht).

Da im TCW weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nicht erforderlich.

§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Die Einrichtung und Verwaltung von Internetauftritten obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich von dort vorgenommen werden.
Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

Für die Einrichtung gesonderter Internetauftritte (z.B. Instagram, Facebook, Twitter) durch Interessensgruppen innerhalb des TCW (z.B. Mannschaften, Trainings- oder sonstige Spielgemeinschaften) bedarf es der ausdrücklichen Genehmigung des geschäftsführenden Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben genannte Gruppen Verantwortliche zu benennen. Der Vorstand ist gegenüber letzteren weisungsbefugt.

Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen der Geschäftsführung kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Vorstandsmitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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